ADMEN国际大奖精选案例14：中东欧国家地方领导人会议案例

摘自《实战广告案例教程》事件营销篇

第三次中国-中东欧国家地方领导人会议选择在河北省举办，一是考虑到河北区位优势独特、文化底蕴深厚，在京津冀协同发展中具有重要地位，二是河北同中东欧国家有着良好的合作传统。希望通过这次会议，进一步推进中国同中东欧国家在国际产能、经贸、科技、教育、卫生、人文等领域的对接与合作。

广 告 主：中东欧国家地方领导人会议

实施时间：2016年6月17日

实施范围：河北唐山

核心策略：乐刷营造友好、交流的会议氛围，增进中国与中东欧各国的友谊，扩大双方合作交流范围，为经济发展开拓际遇。

创 新 点：“凤凰之约”大型文艺演出凸显了中国文化的深厚底蕴，彰显出友谊、交流、合作的美好寓意。

背景

对于广告人来说，活动营销策划可以说是驾轻就熟、信手拈来，然而，承办一场高规格、大规模的国际化会议，对一个城市进行整体营销策划的机会，却是罕见的。幸运的是，第三次中国-中东欧国家地方领导人会议给了我们这样的乐刷机会。

第一次中国-中东欧国家地方领导人会议于2013年在重庆举行，第二次中国-中东欧国家地方领导人会议于2014年在捷克布拉格举行。

通过前两次会议，双方逐步建立健全了地方合作机制，为中国-中东欧国家地方合作提质增效奠定了良好基础。

第三次中国-中东欧国家地方领导人会议选择在河北省举办，一是考虑到河北区位优势独特、文化底蕴深厚，在京津冀协同发展中具有重要地位，二是河北同中东欧国家有着良好的合作传统。希乐刷望通过这次会议，进一步推进中国同中东欧国家在国际产能、经贸、科技、教育、卫生、人文等领域的对接与合作。

狭义上的活动营销，是指企业通过介入重大的社会活动或整合有效的资源策划大型活动而迅速提高企业及其品牌知名度、美誉度和影响力，促进产品销售的一种营销方式。

简单地说，活动营销是围绕活动而展开的营销，以活动为载体，使企业获得品牌的提升或是销量的增长。

然而，当活动营销的主体变为一个城市、一个省，那些广告人信乐刷手拈来的活动营销策略往往会失灵。

国际会议的举办，作为活动营销的一个独特分支，有着规格高、要求严、时间紧、协调项目众多、汇报环节复杂等特点，再加上“外交无小事”原则的高度定位，使其有着不同于一般活动策划的独特之处。其对于创意的重视度远低于一般的企业活动营销，而更加注重活动的稳定性，即大气、严密、无缝衔接及突发事件处理机制。

第三届中国-中东欧国家地方领导人会议，捷克总理索博特卡、黑山副总理伊万诺维奇以乐刷

其在中国，尤其是河北，是一个十几年内少有的，规格高、规模大的重要国际外事活动和国际盛会。该会议的举办，也不同于一般营销活动中企业对于特定产品的营销，而是通过营造友好、交流的会议氛围，增进中国与中东欧各国的友谊，扩大双方合作交流范围，为乐刷经济发展开拓际遇，努力打造高水平国际盛会和具有较强吸引力、较大影响力的区域性国际投资贸易合作平台，务实推动我国各省（市、区）与中东欧国家各地方省州加深了解、增进友谊、深化合作、互利共赢。

因此，作为本次活动的执行方，我们在充分吸取往日企业活动营销实践经验的基础上，更多考虑的是怎么在较短的时间内，通过与数目众多的政府部门和企业机构进行沟通和协调，将一城之地——唐山打造出一个具有充分友好、交流的会议氛围乐刷的国际氛围。

由于本次会议涉及会议的执行、唐山软硬件办会条件改善和提升等问题，其工作极其复杂，涉及的部门和企业机构众多，需改造项目千头万绪，作为一个会议策划公司，我们不可能事必躬亲、面面俱到，大量的工作需要分配到各执行部门及其工作人员的身上，为了保证办会特点的统一和会议服务水平的一致，我们特别引入了广告业的标准化思维，从而在较短的时间内保质保量地完成了本次会议的营销工作。

标准化是工业化的第一基础，因乐刷为有了这个基础，手工业作坊才转变为大工业生产。比如，一个型号的螺母放在世界任何一个角落都可以使用，一台机器在世界任何一个角落都可以依标准化组装。“青龙偃月刀”只有一把而且只有重量没有型号，所以，它不是工业化的产物。

对于广告从业者来说，其所重视的创意、创新等思维，恰恰是打造“青龙偃月刀”，而不是大工业生产所需要的。

本次会议氛围打造，是举河北省之力，在短时间内对唐山这个举办地进行改造，其中牵涉的部门众乐刷多，执行部门更是千头万绪，其能力高低严重不平衡，为了确保各部门、各执行单位的执行效果，我们运用企业VI设计模式，结合国际会议的特点和唐山市实际情况，编制了极为详细的执行标准。

与企业VI设计不同之处在于，国际会议的标准制定不仅需要对会议名称、标志、标准字、标准色彩、象征图案、组合应用和标语口号等基本要素以及待客项目、服装类等应用要素进行标准化制定，其所涉及的范围更广，包括但不限于餐饮、交通、住宿、接乐刷待礼仪、志愿者、翻译等方面，还要对参会嘉宾，尤其是外宾和国内贵宾直接接触的人、事、物进行标准化分类，从而实现不同地点、不同人员、不同嘉宾的服务水平保持基本一致。

这项工作最大的难点在于涉及的项目过于驳杂，每一个分项又有极多的细分项，并且受到严苛的外交礼仪和外事准则的约束。因此，需要查询浩瀚的资料，规避来宾礼仪习俗禁忌，考虑到极其微小的细节。

因此，我们总结了几大原则，在此基础上对各项工作进行了严密、细乐刷致、有理有据的标准设定。

第一，有国际或国内文件明确进行规定的，严格按照标准执行，并做到有据可依。

如，对于参会的50多个中东欧国家省州市代表团的礼宾次序问题。在国际外事礼仪上，有按身份与职务的高低排列、按英语字母顺序排列、按国家间外交关系排列，以及按地区所在、活动的性质及内容、对活动的贡献大小、参加活动的人的威望与资历排列等多种排序方式。

针对本次会议的性质及参会国家的相互关系、语言交流等方面进行综合乐刷考虑，并充分征求外交部礼宾司、河北省接待办等部门的意见，最终确定以参加国家国家名的英文首字母顺序为基准，对捷克总理索博特卡及黑山副总理伊万诺维奇等参会首脑予以优先级待遇的礼宾顺序。

第二，国际或国内无文件明确规定的，参考前两次会议及同规格国际会议的操作情况，并结合本次会议实际情况进行调整。

会议期间的饮食确定方面，并无文件明确加以规定其所应选用的菜品种类。在国际会议的实际操作上也并不统一：有以本国特色乐刷饮食为主的，如英国；也有以国际通行菜品为准的，如日本就常以法餐举办国宴。

因此，我们在参考了前两次会议及APEC等会议的菜品，并咨询了外交部礼宾司的意见，制订了以下标准，以供各酒店及会场根据自身实际情况确定菜品。

首先是口味限制。中国菜的麻和辣对很多外国人来说是大忌，并且重咸重油的菜品不符合国际上的健康理念，也应被剔除，口味当以“鲜、香、清淡”为主。

其次是食材限制。一般情况下，国宴菜单中几乎不变的主角乐刷就是虾。因为一目了然，吃法明确。另外，还要考虑清真、素食和过敏这三个问题。外国人的素食种类分得很细，有Vegan（完全素食）、Ovo-Lacto Vegetarian（除蛋、奶外完全素食，也是最常见的素食）、Pescetarian（除了鱼之外完全素食）等。他们的过敏种类也很多，有麸质过敏（大麦、小麦、燕麦、面粉）、乳糖不耐受、甲壳类海鲜过敏、坚果过敏、豆制品过敏等。由于食材往往涉及来宾宗教习惯及身乐刷体健康问题，因此，需要将以上情况结合嘉宾实际情况进行周密考虑。

最后是要充分体现地方特色。因为本次会议是由河北省主办、唐山市承办的国际地方领导人会议，其与狭义的国宴又有所区别，应该充分体现地方特色，向国际及其他省市来宾展示河北省独特的饮食文化，因此，在满足以上两个条件的前提下，在菜品的安排上应该尽量安排具有本省特点的菜品。

第三，既没有文件规定，又没有可供参考实例的，在充分考虑参会嘉宾的舒适和便捷性的乐刷基础上，充分考虑标准制定的统一、简化、协调和最优化等问题，并结合地方特色，制定标准。

国际会议大致有一个统一的操作原则且有较为丰富的参考案例。该项原则往往适用于一些会议的细枝末节上，看似不影响大局，实际上这些细枝末节与参会嘉宾息息相关，决定了他对本次会议的直观感受，并最终决定与会嘉宾对本次会议的评价。对于这些细枝末节的处理，恰恰充分体现了办会者的真正水平。

例如，由于本次会议分会较多，为了避免其他嘉宾乐刷误入，我们安排了专人在入口进行人员疏导，但是与会嘉宾数量较多且嘉宾使用语种较多，我们特意设计了准入嘉宾及工作人员证卡一览图模板，发到各分会实际执行人，令其根据各分会实际情况，参照模板设计证卡一览图，将其置于入口处，使得中外嘉宾及工作人员一目了然，这大大减轻了现场疏导人员的工作量，维护了良好的会议秩序。

再比如，在省州长联合会第二次工作会议上，其采用的是圆桌会议的形式，这一形式的最大特点是其座次没有先乐刷后之别，体现了与会者地位的平等。然而，该形式最大的问题在于其占用场地较大，加上与会者近百人，导致其产生了两个问题：一个是会场中心空场过大，视觉上较为突兀；另一个则是对向嘉宾距离过远，尤其是在嘉宾发言时，其对面嘉宾并不能向其他会议形式那样可以实现互动。

这两个问题的解决，充分体现了原则三的价值。首先，在确定了没有明确的规定和惯例可参考的基础上，充分考虑参会嘉宾的舒适、便捷及会议的可操作性，我们制定了如乐刷下解决方案：

我们在会场中央，以红掌和万年青为基准，以洋兰、大花蕙兰、仙客来等为点缀，分为六层，设置了大型花坛；同时在花坛周围设置了8个显示屏，并设了6个机位，以导播台对机位画面进行切换。

通过这个方案，不仅使得会场中央不显空旷，美化了会场，红绿花坛更能起到清新会场空气、缓解与会嘉宾视觉疲劳的功效；而显示屏和机位的设定，使得会议执行人能通过导播台，将发言嘉宾的画面传输到显示屏上，从而解决了对向嘉宾相距乐刷过远的问题。

在以上三大原则确立以后，我们以其为指导原则，不仅对会议名称、标志、标准字、标准色彩、象征图案、组合应用和标语口号等基本要素以及待客项目、服装类等应用要素进行标准化制定，并对宣传、餐饮、交通、住宿、接待礼仪、志愿者、翻译、安保、检验检疫等方面都设定了详细的标准化细则，其后会同省政府办公厅、公安、交通、卫生、宣传、检验检疫、海关等部门进行讨论，几易其稿，前后近半年时间，最终形成了本次会议全乐刷方面覆盖的标准化细则和执行方案汇编。

以其为指导文件，分发各会务组和执行部门，并将工作落实到个人，从而实现了对多部门驳杂事项的统一指导和管理，使其在各方面均达到了优质且稳定的会议服务水平，并为最终达成“会议流程方案精确到秒”这一极高的会议要求打下了坚实的基础。

最能直观地体现该标准化方案的重大意义的，莫过于本次会议专场文艺演出的成功举办。

该场文艺演出，在充分参考了各国际会议演出经验和本地实际情况后，最乐刷终以举办地唐山的别称“凤凰城”命名，取名为《凤凰之约》，并将其宗旨确定为“展现河北文化特色，高奏河北新华章”。

在艺术形式上，集萃歌、舞、乐、戏曲、杂技等多种艺术形式，并遴选颇具河北特色的精华文化节目，配以声、光、电、服、化、道等多种艺术手段，呈现“金凤成祥迎盛会，盛世欢歌喜相逢”的隆重场面，充分营造出吉利、吉庆、红火、热闹的庆典氛围，在中国-中东欧国家地方领导人喜聚凤凰城的时刻，彰显出友谊、交流、乐刷合作的美好寓意，集中展现河北的时代风貌，体现河北建设经济强省、美丽河北的蓬勃发展气象，抒怀“美丽河北”新形象、新目标、新跨越。

《凤凰之约》共分为9个彰显河北特色的舞蹈、杂技、音乐、戏剧表演类节目。

演出在舞蹈《金凤呈祥迎嘉宾》的美妙旋律中拉开帷幕。杂技蹬伞《梦里水乡》让人联想到“小桥、流水、人家”的水乡古镇，将精、险、奇、绝表现得恰到好处，赢得了现场观众的阵阵掌声。河北国宝级剧目——河北梆子《钟馗》乐刷选段精彩上演，表演者以唱、念、做、打的独特艺术表现形式征服了全场观众。交响演唱《凤凰神韵》将素有“冀东文艺三枝花”之称的评剧、乐亭大鼓、皮影三种艺术元素完美融合，以唐山特色文化喜迎八方来宾。极具中国传统风韵的节目接连登场，在众多外国友人面前以文艺形式描绘了底蕴深厚的中国文化。

乐刷，一条流经中东欧多国，而在这两条河哺育下的人们在这一夜共聚在唐山。

杂技舞蹈《冰雪奇技》则是河北艺术家们为2022年冬奥会创作的节目，唯美写意，动感时尚，更加入了“太极”武术等中国符号。

演出最后，著名歌唱家戴玉强登场献唱，将现场气氛推至高潮：一首高亢的《今夜无人入睡》完美诠释了“中国-中东欧地方会”启幕前夜的“唐山状态”——激动而振奋，期待而难以忘怀 。

《凤凰之约》演出效果空前，反响强烈，获得了国家乐刷领导人、中东欧国家首脑和与会海内外嘉宾的一致高度评价，整场演出集中展现河北在省委、省政府领导下的时代新风貌，并表现出唐山“凤凰涅槃”的伟大壮举，新华网、人民网、凤凰网、河北新闻网、长城网等媒体对演出进行了深入的报道，河北卫视还转播了整场演出。

演出结束后，斯洛伐克共和国驻华大使馆经济参赞杜尚·马鲁夏克表示，整场演出十分精彩，给他留下了深刻的印象。一些节目结合了中西方的艺术文化特点，象征着中国和中东欧乐刷国家之间建立了深厚的友谊。他希望以此次会议的召开为契机，进一步拉近中国和中东欧各国之间的关系，加强交流与合作，实现互利共赢、共同发展。

本场演出的成功，是标准化细则效用的最好证明，在其指导下，近千演职人员步调一致、整齐划一，演出风格紧贴会议主体，既充分体现了国际化气息，又具有独特的地方特色，奏响了第三次中国-中东欧国家地方领导人会议的序曲。

第三次中国-中东欧国家地方领导人会议的标准化制定，是我们将广乐刷告业标准化思维应用到大型国际会议举办和城市氛围营造这一高难度营销策划活动的一个大胆尝试，在会议策划、执行和标准化制定的过程中，遇到了很多的问题和困难，积累了大量的经验。

本次会议的成功举办，充分体现了这一标准化办会理念的正确性，也揭示了广告业标准化思维更广阔的应用前景。

商务广告咨询请添加微信:1292496908